2009年7月21日

管理職のためのビジネス文書指導法

執筆者: WEBインソース編集部

ビジネス文書を指導するのは簡単です

「社員の書いた報告書の内容が分かりにくい」「お客様から社員の書いた文書に対するクレームが来た」といったことはありませんか。もちろん、内容に問題のある場合もありますが、ビジネス文書を書く力が欠けている事が多いのも事実です。実は、文章力は想像以上に簡単に伸ばすことができます。社長ご自身が「私はどうも文書を書くのが苦手なので、指導なんてできない」とお考えの場合でも心配はいりません。指導のポイントはごくわずかです。「書く」ことが上手にできれば、結果的に報告能力や仕事の手順の効率化など、業務遂行能力の向上にもつながります。結局、文書作成は仕事の基本となります。さて、今回は社長や管理の方が、すぐに部下の文書指導ができるためのポイントをご説明いたします。

書き手の立場・目的を明確にする

文章を書く上で最も大切なのは、文書の書き手である自分の立場が意識できているかです。この視点が欠けているとどんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、使えない文章となってしまいます。実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は文法がおかしいというより、自社の立場が分かってないという場合が多いように思います。部下に文書指導をする際には、必ず書き手(自社)の立場や書く目的が何なのかをしっかりと確認する必要があります。

わかりやすいビジネス文書とは

内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる文章が求められます。例えば、稟議書や申請書など、日常目にしているものと同じ順序・流れで書かれた文書が、一番理解しやすいものです。なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、内容を整理しやすいからです。例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」「詳細内容」「費用対効果」「リスク」「スケジュール」等が順番に書かれていて、一目でどういった内容なのかがわかります。ですから、他の報告書を書く際にも、「稟議書や申請書と同じような順番や論理構成であるか」ということを意識して書くようにしましょう。これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。提案書を作る際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、案件が取れる可能性は高まると言えるでしょう。

効率よくビジネス文書を指導するポイント

とは言え、現場では仕事に追われ、悠長に文書指導をしている時間はなかなかありません。即効性を求めるためには、文書の作成方法を標準化していく事が有効です。日常の仕事は、日々、100%新しいことを行っている訳ではありません。職場では、毎日似たような文書を、パソコンを使って作成することが多いと思います。ですから、職場全体で良く使うビジネス文書を分類し、正しい定型フォーム(雛形)を作ってしまえば、次回、文書を作成するとき、短時間で効率的にビジネス文書を作れます。実際には、職場で決まった正しい雛形がなく、毎回担当者が時間をかけて作ったり、前の担当者から引き継いだ、間違った雛形を使っている事も少なくありません。

一例として、弊社が作成している雛形をご紹介させていただきます。

■インソースビジネス文書の雛形

お詫び状

議事録

報告書

社長が現場で部下の文書をいちいち指導するのは面倒なことです。部下の文章力をアップさせるためには、部下に自分で考えさせることが必要です(指導しても、訂正した所をそのまま直してくる部下もいます)。

部下の文書を簡単に評価し、問題点を自分で部下に気づかせるためには、チェック項目を箇条書きしたチェックシートを用いて、文書添削をするのが有効です。
 

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