2009年7月21日

ビジネス文書研修

執筆者: WEBインソース編集部

「ビジネス文書」を書くのは得意ですか

皆さまのうち、「ビジネス文書」を作成するのが好きな人、あるいは特に苦手ではない方はどのくらいおられるでしょうか。

「ビジネス文書研修」というと、新人・若手向けのイメージがありますが、その先輩や上司に当たるご担当者様から、「実は(ビジネス文書を作成するのは)私も苦手で自信がないんだよね」という言葉を頂戴することが多いです。これまで、さまざまなお客様とお話させて頂きましたが、「私はビジネス文書を書くのに、何の支障もありません」とおっしゃる方は非常に稀です。この理由として次の2点が挙げられると思います。

(1)そもそもビジネス文書について体系だてて学ぶ機会がなかった

(2)学んだ事はあるが、入社・入庁直後に座学で学んだだけで、身につかなかった

相手に伝わるビジネス文書を書くために

インソースの「ビジネス文書研修」は業務上必要な文書類を皆様に自信を持って書いて頂くための研修です。しかも、この研修を受けて頂くと「相手への報告の仕方のコツがわかる」というメリットもあります。研修のスタイルも、「ビジネス文書」の必要性をご理解頂き、その上で、演習を通して「あるべきビジネス文書」の書き方を「身に付けて頂く」内容になっています。それではどんな研修なのか、簡単に流れをご紹介いたします。インソースの「ビジネス文書研修」は、単なる「文書の型」をご提示するだけのものではありません。「ビジネス文書」とは、組織内で今後必要となる情報をきちんとした形で残しておくものです。つまり、それを読めばその件について「全てが把握できる」ものでないといけないということです。例えば、「社内(庁内)報告書」の場合、担当者、日時、場所、目的、内容など、必要事項を網羅しておかないといけません。また、「Aさんの報告書には日程と時間まで書いてあるけど、Bさんの報告書には日程しか書いていない」などばらつきがあるのでは困ります。さらに、「書く人の自己判断によって内容を決めてしまわれる」のもトラブルの元。ですから、一定の規定(型)を作ってそれに沿って、誰もが同じレベルの文書を作成できることが必要なのです。

相手の立場に立ち、ビジネス文書を書く

何のための、誰のための「ビジネス文書」なのか改めて考える

同時に「その文書を読む相手」を意識する事も重要です。そもそもビジネス文書を提出する相手とは、「自身の業務で非常に忙しい」状況にあると考えるべきです。皆さんも同じだと思いますが、部下や後輩から提出された文書は、一般的に次の流れで読まれます。

(1)まず表題(件名)を読んで、大まかな内容と重要性・緊急性を見極める

(2)次に2?3行読み、具体的内容や数値を確認する

(3)最後まで読みきる必要があると判断した場合はそのまま読み進め、行動を起こす

最後まで読んでいただきたいなら、(1)・(2)のステップを踏み誤らないようにしないといけません。そのために、ビジネス文書の型を踏襲していて、ポイントがはっきりとしている「読み易い」ビジネス文書作成スキルが求められるのです。このような「ビジネス文書の型やポイントが必要になる理由」を知っていると自分が研修で学ばないといけない事柄が明確になってきます。

要約問題を通して、「報告」までうまくなる

研修では次に、具体的な文書作成のポイントを16個ご説明します。「1文が40?50字であること」「主語と述語が明確であること」など、気をつけるべき事柄をその理由とともにお伝えします。この16個のポイントが押さえられれば、実はたいていのビジネス文書はさらさらと書けるようになるはずなのです。また、さらに文書のスキルアップをめざし、「事前準備(メモの取り方)」「分量」「構造」「テクニック(文法)」についてもご説明いたします。研修テキストには、いわゆる「ビジネス文書の型」の文例集がたくさん載っています。しかしインソースの研修では、そちらをいちいち取り上げて説明したりはしません。あくまでも一部のみを取り上げます。その代わり、皆様に演習をどんどんとやっていただき、ビジネス文書の作成に「慣れて」頂きます。その目玉ともいえるのが「要約問題」。これは、プレスリリースなどのやや長めの文章(だいたい1000?2000字くらい)を200字、あるいは50字でまとめて頂くというもの。余計な事柄を書けないという状況では、主語と述語、日時、そして数量など最低限外してはならないポイントしか書くことが出来ません。

また、その文書を読む相手によっても書かれるべき内容は異なってきます。初めてこの演習をやっていただくと、かなり皆様苦労されますが、2題目からは、少しコツが分かるようになり、比較的すらすらと書けるようになります。

さらに、この演習を行うと、「上司・先輩への報告がうまくなる」というオマケまでついてきます。「忙しい上司・先輩」に、分かりやすい文書と分かりやすい報告ができる部下・後輩は「デキる奴」と思われ、評価もあがります。ビジネス文書研修なのに、報告までうまくなるとは、かなりお得な研修ではないでしょうか。

「議事録」「報告書」「案内文」の演習も行います! 

演習では、その他にお客様のニーズにあわせて「議事録の書き方」「庁内報告書」「案内文」など、学ぶべき文書についても演習を通して、体得して頂きます。自分の書いた文書の誤りをその場で講師から指摘されたり、あるいは受講者同士で確認しあうことで、「次の日から書ける」自信を付けて頂きます。

「ビジネス文書」の書き方を部下に指導するプログラムもあります!! 

先輩・上司の方がこの研修を受講される場合は「悪文添削」演習をしていただき、後輩や部下から提出された分かりにくい文書に適切にアドバイスができるコツをつかんで頂きます。書店に行けば各種「ビジネス文書」に関する書籍が並んでいますが、それを買って一読して終わるか、あるいは「研修を受けて実際に書けるようになる」のか、どちらが有効なのかは一目瞭然です。もちろんテキストはその後の社会人生活にも大変使えるものですから、ぜひお手元において困った時にお使い下さい!
 

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