2009年10月 8日

プレゼンテーション上達のためのポイント

執筆者: WEBインソース編集部

話すポイント

1.話す分量は資料の4分の1
ほとんどのプレゼンテーションでは、資料が作られます。紙、スライドなど媒体はさまざまですが、どれだけ資料に従って説明すれば良いのか、迷ってしまいます。目で読むスピードは、話すスピードの4?5倍ですから、話す分量は、資料の各項目の4分の1を目安に組み立てていきます。

2.ひとことで表現する
話す分量が決まったら、その一つひとつの内容をできるだけわかりやすい「ひとこと」で表現することが効果的です。結論から話しても、その結論が長ければ、相手にわかりやすく伝わりません。
また、ひとことで表現できれば、相手の印象にも深く残すことができます。コツは「文章ではなく、単語で話す」感覚です。

3.話すスピードはゆっくりを心がける
自分がこれまで何回話した内容であっても、「相手は初めてきく」ということを忘れてはいけません。聞き手が、話し手の発する言葉をひとつずつ頭の中へ入れていけるように、ゆっくり話します。
緊張すると話すスピードが速くなりがちです。まずは第一声、できる限りゆっくり話し出す意識を持つようにします。ゆっくり過ぎると思うくらいのスピードで話して、きき手にはちょうど良いくらいです。

4.「声の大きさ」よりも「口の開け方」
声も重要です。ボソボソと話されると、人はそれだけで、「この人は伝える気がない」「そんな人の話は聞く気になれない」と、積極的にきいてくれなくなります。よって、声の大きさもプレゼンテーションにおいては、成功を左右する重要な要素です。
しかし、よく大きな声でと言われますが、実は声において重要なのは、「大きさ」ではなく「口の開け方」です。口を大きく開かずに話してしまうと、いくらマイクなどを使っても聞き取りにくい大きな音となってしまいます。しっかりと口を開けることが、声を伝える最大のポイントです。

5.首を動かして目線を合わせる
「うつむきながら」話す。これは、よくありません。弊社で実施しているプレゼンテーション研修の中でも、一点凝視で話したり、目線が資料から全く上がらないなど、「目線のトラブル」をかかえている受講者が実に多いものです。とにかくこれが信頼感を失い、プレゼンをつまらないものにしてしまいます。
正しい方法は、聴衆全てと目線を合わせる様に話すことです。そうすれば受講者の興味を引き、信頼を得る事ができます。具体的には、目線を左右にするより、首を左右に振るように意識して話すとカンタンです。加えて、なぜか分かりませんが、目線を上げる(聴衆を見る)と、口が閉じ、丁度良い間が作れます。40?50字話すたびに一度顔を上げて、聴衆を見る様にすると、話が分かりやすく、信頼感も高まります。その際、聴衆に向けた顔は「笑顔」であるべきです。

6.聞き手の立場に主語を置き換える
他部署やお客さまにプレゼンテーションをする際、特にポイントになるのが主語です。
「弊社は、コスト削減サービスを提供します」という表現よりも、「御社のコストが(弊社のサービスによって)削減できます」と表現した方が、聞き手の感情を揺さぶることができます。
よくプレゼンテーションにおいて、理論のアプローチの次は、感情のアプローチが大切と言われますが、この感情のアプローチはなかなか難しいものです。ですが、主語を聞き手に置き換えるだけで、相手に響きやすい説明になります。

7.専門用語・カタカナ用語を使わない
「専門用語」を使う際は要注意です。相手の理解、賛同を得るためには、話の内容が無理なく「わかる」事が絶対条件です。専門用語やカタカナ語を使ったために、全体の理解が損なわれるのはもったいないことです。よって、専門用語、カタカナ語は、意味が広く知られているもの以外、原則使わないで話します。もし、どうしても使わざるを得ない場合は、補足説明します。

8.口頭の補足は最小限に
次に、資料に記載のない口頭補足は、最小限にとどめるべきです。資料に記載のないことをあまり多く話すと、資料に対する信頼が低下し、プレゼンテーション自体に対する信用も低下してしまいます。

人前で話すには??練習の重要性

弊社では、年間100回以上プレゼンテーション研修を実施させて頂いていますが、その受講者の最も多い悩みは、「人前で話すのが大変苦手」というご意見です。「人前に立つと緊張していつも上手く話せない」と多くの方がおっしゃいますが、講師も含めて、見知らぬ人前に出て緊張しない人はいません。誰であっても、そのプレゼンテーションに寄せられる期待に応じて必ず緊張します。
緊張を無くす方法は残念ながらありません。しかし緊張を克服する方法ならあります。
それは、「練習」です。具体的には最低5回、声に出して練習をすることです。声に出して言う練習を何度も行えば、口が慣れてしゃべりやすくなります。また、何度も練習するうちに、聞きやすい話し方を自然と工夫するので、大変わかりやすい話し方になります。緊張感を無くすことはできませんが、練習が自信を与えてくれます。それでも不安な時は、さらに10回でも、20回でも、自分が納得できるまで練習すべきです。

ビデオに撮ってみれば、課題に気付く

最も効果的な練習方法は、自分の姿をビデオに録画し確認することです。自分の課題に自分で気づくことが、上達の何よりの早道です。話すスピードや声など、テクニカルな部分を確認できるメリットも大きいのですが、最大のメリットは、自分の話がわかりやすいか否かを客観的に確認できる点です。
ビデオを活用すれば、第三者として自分のプレゼンテーションを確認できるので、話の順番や説明の表現など、様々な気づきが得られます。

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