2009年12月 3日

整理力(1)身の回りの整理

執筆者: インソース執行役員 井東昌樹

先日インソースの部下と面談していた時の話です。

私 :「お前は整理が苦手だろ?」
若手:「はい。。。。。」
私 :「そもそも社会人に求められる整理には、3つの整理があってな、身の回りの整理、仕事の整理、頭の整理の3つで、・・・(以下略)」

整理の重要性

社会人が仕事を進めていくにあたって最も重要なことに一つに、「整理」が挙げられます。整理ができれば誰しも苦労しないのでしょうが、実際には整理できずに困っている人は山ほどいます。
仕事ができる人とできない人の差は、整理できるか否かにかかっていると言っても過言ではありません。
「頭では分かっているんだけど、なかなか実行できないんですよ。」
「忙しすぎて、後で整理しようと思っていたら、 机の上が書類の山になってしまって。」こんな言葉を非常に多くの人から聞いてきました。
私個人的には、「整理」について以下のように定義づけて、自分でも実行してきました。

1.身の回りの整理
2.仕事の整理
3.頭の整理

身の回りの整理

身の回りの整理については、多くの書物が出版されていますので、体系だった整理については、そちらを見ていただくこととして、私なりの方法論を簡単に記させて頂きます。
身の回りの整理ができるか否かは、その人の心がけ次第ですが、ひょっとしたら先天的な血液型が大きく影響するのかもしれません。
一つ言えることは、身の回りの整理ができない人は、仕事の整理も、頭の整理もできないため、仕事のできない人、昇進昇格できない人、リストラされてしまう人になってしまう可能性が高いということです。少なくとも私は、机の上の整理だけで、部下の能力の有無を判断しています。

捨てること

とにかく不要なものはドンドン捨てることです。しかも出来る限り短いインタバルで捨てることがポイントです。 私が心かげていることは、机仕事がいくつかある時には、一つの仕事が終わったら必ず不要な書類は捨て、机の上を一旦綺麗にしてから、次の仕事に取り掛かります。1回机の上を綺麗にするのに大した時間もかかりませんので、面倒がらずにやることです。
机の中の整理も同様で、定期的に机の中を整理することに尽きます。3ヶ月間見ない書類は、その後もまず見ないと考えて間違いありません。私は、週に1回は机の中の書類(特にクリアファイルに入っている書類)をチェックしています。

ファイルを活用すること

ファイルには大きく、穴あけファイルとクリアファイルの2種類があります。前者であれば、カテゴリーを決めてファイリングするだけですが、時間がないなどの理由で後回しにしてしまうと、後で火の車になってしまいます。捨てることと同様に、できる限りこまめにファイリングすることです。すぐにファイリングできない、捨てられない場合にはクリアファイルを活用することです。クリアファイルに入れた書類を重ねておいて置けば、取り出す時に非常に楽です。私が行っていることは、多くのクリアファイルが溜まったとしても、どんな書類があるのかを頭に入れておきます。クリアファイルによる整理と頭の中の整理を同時に行っている訳です。

かばんの中の整理

私はマネジメントにあたる期間が長くなっており、普段カバンの中に書類を入れる機会が少なくなっていますが、若いころに心かげてきたことは、帰社後に必ずカバンの中の書類、ファイルをすべて机の上に出し、不要なものは捨てる、提案書が少なくなったファイルには、提案書を補充するなどの仕分けをすることです。
よくあるケースは、カバンの中の種類を机の上に出し、その書類を出しっ放しで帰宅し、他の書類と一緒になって訳が分からなくなったとか、お客さまを訪問した時に提案書を渡そうと思ったら、提案書がなくなっていたなどです。
個人レベルでは、以上のことに気をつけていれば、大概の整理ができるハズです。繰り返しになりますが、身の回りの整理できるか否かは、その人の「心がけ」だけです。

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