2009年12月20日

文章力の重要性と文章力を磨くコツ

執筆者: WEBインソース編集部

美しい文書の重要性

自治体職員の皆様には、政策形成が求められていると思います。
政策形成に必要な能力というと、発想力や企画力、問題解決能力、論理的思考力といった能力が思い浮かぶのではないでしょうか。
しかし、実現してこそ政策という観点で考えてみると、実は文書力が重要となります。

例えば、知事に決裁を仰ぐ場合、文字の大きさが12ポイント以上A4・1枚程度にまとめられていることが求められます。だらだらと長い文章、細かい字でびっしりの書類では、見ただけで終わってしまい、読んでいただけません。もちろん知事だけに限らず、部長、課長とお忙しい方々も同様です。そうなると、せっかくのよい政策も企画倒れに終わってしまいます。また、住民の方々に理解いただくためにも分かりやすい文書は必要となるでしょう。
では、どうしたらすっきりとした、分かりやすい文書:美しい文書の作成が可能となるのでしょうか。

ちょっとしたコツで大きく変わる文書能力

部長クラスの方の話によると、係長クラスでも、この文書力が身についていない方がいるようです。当然、指導する立場の方に身についていないものは、指導される方にも身につきません。現状では、職場で自然に身につけられるとはいかないようです。インソースでは、そういった悩みを解決するために、ビジネス文書の研修を実施しています。
その中身を見てみると、まずは、要約です。文章を磨きに磨くことで、すっきりとした、分かりやすい美しいものとなります。次に型を覚えていただきます。美しい文章を型にはめていくと、美しい文書が出来上がります。
もちろん一朝一夕で能力が身につくわけではありませんが、確実に能力アップの第1歩が踏み出せます。先日、文書研修のサブ講師をした際も、演習を繰り返すうちに受講者の文書がどんどんよくなっていくことを感じました。

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