2009年12月21日

ビジネスEメールの書き方(基本とマナー)

執筆者: WEBインソース編集部

ビジネスコミュニケーションツールとしてのEメール

Eメールは、日常生活、そしてビジネスの場においても、いまや必須のものとなりました。そんな必要不可欠なものにもかかわらず、社会に出ると、ビジネス上のEメールの書き方というものをしっかりと習得する機会はあまりありません。

ほとんどの人が、すでに持ち合わせている各個人それぞれのEメール利用方法で、仕事にも対応しているというのが現状ではないでしょうか?
「Eメール」に関する知識を確認し、自信を持ってビジネスEメールが書けるようになる基礎固めをしましょう。

Eメールの特徴

Eメールには、文書、電話、FAXなど、従来のコミュニケーション手段と比較すると、さまざまな特徴があります。これらは、メリットといえる一方で、その特性を生かした使い方をしないと、むしろ逆に、デメリットとなってしまう場合もあります。状況に応じてベストな情報伝達手段を選べるかどうかもビジネスでは重要なことです。

情報伝達手段のメリット・デメリット比較      

【Eメール】      
◇どんな特徴があるか
・緊急、重要ではない連絡に利用
◇メリット
・手軽、返信をしやすい
・相手の時間に合わせられる
・一斉通信が即時に可能
◇デメリット
・安易に書きやすい
・セキュリティ上の問題がある
・読まれないこともある

【電話】
◇どんな特徴があるか
・交渉に向いている
◇メリット
・対面に近く、微妙なニュアンスを伝えられる
◇デメリット
・相手に時間を割いてもらわなければならない

【書面】
◇どんな特徴があるか
・最も形式的な形 
◇メリット
・相手が内容をゆっくり確認できる
・誠意や配慮を示すのに適当
◇デメリット
・作成に時間がかかる

Eメールの構成

Eメールは、あて先や件名などが表示される「ヘッダー」部分と、メッセージなどが表示される「本文」部分から構成されます。さらに「本文」部分には、用件の文章を記述する「メッセージ」と「署名」の部分があります。次の『Eメールの十戒』で、Eメールにおけるポイント、注意点を身につけましょう。

Eメールの十戒

1.案件名はより適切な表現を
相手側のメールが多いと読まれずに消去されてしまうおそれあります
場合によっては、依頼や訪問日などを表題にいれて、他のメールと区別しやすく、一目見ただけで、内容が想像できるようなタイトルをつけるように工夫しましょう

2.BCC、CCを活用する
本来の宛先以外の人に参考までに送信したい場合には、CCにメールアドレスを入れます。(CCでメールを受け取った場合には、原則「返信」の必要はありません。)BCCの欄に入力されたアドレスは、「宛先」や「CC」に入力されたメールアドレスの人たちからは見ることができません。送信の内容を直接の当事者ではないだれかに内緒で知らせておきたい、という場合に使います。
また、受信者同士が知り合いでない場合などに、他人のメールアドレスを不用意に知らせないために利用することもあります

3.手紙との違いを考慮する
メールを利用すると、画面からはみ出て読みにくい場合があります。モニター画面に収まるように文章を調整しましょう。
具体的には、30?35字で改行を入れ、一つのメールでは、原則、一つの案件だけを書くようにしましょう(2つ以上の場合は別のEメールで)。また、読みやすくするため、引用は最小限に抑えましょう

4.本文の最後に署名を忘れない
Eメールでは、署名と呼ばれる差出人の氏名や企業名、部署、メールアドレスなどの入った文字列をあとにつけます。メールを受信した人の次のアクションは必ずしもメールとは限らず、電話あるいはFAXという場合もあります。ですから、相手が連絡しやすいように正確な署名を記載することが大切です。また、ここに近況を一言入れるという工夫をしている人も多いようです。遊びすぎず、工夫しているセンスのよい先輩を見習いましょう。

5.Eメールの使い時に気をつける
電話と違い、Eメールの場合は、相手がいつ見てくれるかわかりません。メール送信は余裕をもって行い、緊急の場合には電話で連絡しましょう

6.添付ファイルに注意
会社によっては、Eメールの容量やウィルス対策で制限している場合があるので注意しましょう

7.重要データの取り扱い
重要なデータのメール添付は原則禁止ですので、扱いには十分に注意しましょう

8.Eメールは誤読されるものと思うこと
Eメールの使用は、連絡・通知文書に限定しましょう。交渉には不向きなので、注意してください。誤読される可能性が高いので、感情的な文書は書かないようにしましょう(形容詞は使わない)

9.Eメールだからこそ推敲は不可欠
Eメールを出す前に紙に出して読み直してみましょう。このとき時間をあけて読むと効果的です。名前と数字(電話番号、日にち)には十分注意し、漢字に変換しすぎないようにしましょう(自分が書けない漢字は使わない)。宛先は最後に書くようにすると、誤った送信を防ぐことができます。

10.Eメールの返信は24時間以内に
Eメールの返信は、原則24時間以内に返すようにしましょう。回答ができない内容の場合は保留します。その際、いつごろ回答できるかという中間回答を忘れずに行いましょう。


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