2009年12月22日

自治体におけるタイムマネジメントを考える

執筆者: WEBインソース編集部

「なかなかうまくできない」から脱却するために

タイムマネジメントというと、「優先順位をつける(重要性と緊急度)」や「スケジューリング」、「業務量の把握」などが思い浮かびます。
しかし、優先順位をつけても、スケジュールを立てても、あとから緊急な仕事が入ってしまったり、把握していた業務量で仕事が終わらないなど、「知っているけどできない」、「わかっているけどうまくいかない」というのが、実態ではないでしょうか。上手に時間管理をしている方を観察してみると、締め切りはもちろんですが着手日を決めている方が多いように見うけられます。早めに仕事が終わっても、目の前にある仕事に手をつけたり、仕上がった仕事に余計な手間をかけたりせず、重要性の高い業務のことや仕事の効率化、定型化などを考える時間にすることで、時間の有効活用をしています。
このためには、意外かもしれませんが「明日からやるべきことは今日やらない」、「やるべき以上にはやらない」と強い意志を持つことが必要となります。
このあたりが、「知っているけどできない」、「わかっているけどうまくいかない」から脱却するための一つのポイントではないでしょうか。

自治体におけるタイムマネジメント

では、自治体におけるタイムマネジメントをもう少し突っ込んで考えてみましょう。
一緒に仕事をさせていただいて感じていることは、重要性を判断しづらいこと、言い換えると、重要性の低い仕事が少ない(※ルーチンワークでも重要なものがある)ということがあります。
優先順位にとらわれすぎると、時間のかからない重要な仕事が日々流れていき、時間のかかる重要な仕事には、なかなか手が付けられないということがあるようです。
結果、来年度に回すことになったり、かけるべき時間をかけられず終えてしまったりということがあるのではないでしょうか。
どうしたらよいのでしょうか。自治体の方には、上記で書いた「着手日管理」が比較的フィットすると思います。
もちろんインソースの研修では、上記以外にもたくさんのタイムマネジメントのヒントやコツが盛り込まれています。時間管理に悩まれている方、組織的な時間管理の方法を知りたい方に、ぜひお勧めいたします。

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