事務リスク削減研修
業務を整理して事務リスク管理を行うきっかけとして、リーダー・管理者が集まって研修すると効率的です。 基本的には、「業務洗い出し・リスク評価・対応シート」を有効活用することになります。
【研修の概要】
対象階層：リーダー・管理職
所要時間：２時間半程度
人 数：６～２０名程度（３名～５名１チーム）
準 備 物：「業務洗い出し・リスク評価・対応シート」
ステップ１ 業務の整理（１時間）
「業務洗い出し・リスク評価・対応シート」 を使い、まず個人ワークとして、自らの業務をその性格に応じて、「日常業務」「注意すべき業務」「特に注意すべき業務」に分類し、整理して記載します。記入したら、全体像を踏まえ、業務割合を試算し、記入します。各個人の記入が終わったら、グループ内で発表し合います。洗い出し不足に気づいた場合、自分のシートに補記します。
ステップ２ 過去のミス・トラブル事例の洗い出し（３０分）
まず個人ワークとして、整理した業務ごとに、過去に起こったミス・トラブルを洗い出します。そのうえで、リスクの評価をします。リスクを影響の大きさと発生可能性を勘案して、大・中・小に分けてみるのがよいでしょう。各個人の記入が終わったら、グループ内で発表し合い、意見交換します。お互いのリスク感覚等を相互検証します。
ステップ３事務リスクの防止対策の検討（１時間）
事務リスクを評価した後は、防止する解決策を検討します。まず、アプローチの仕方としては、標準化（ルール厳格化、共通の手順化、単純化など）・システム化･分業化・集約化から考えるとわかりやすいと思います。その結果、標準化する場合、チェックリストやテンプレートを作成するのが、効率的かつ効果的です。また、具体的な対応例（解決策）についても簡潔にまとめます。ここでも、まず個人ワークとして、検討し、各個人の記入が終わったら、グループ内で発表し合い、意見交換します。
この研修はシンプルですが、事務リスク対策の要諦を的確につかむことが可能です。是非、ご活用下さい。
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