2010年2月 8日

管理職のためのホウレンソウ(1)

執筆者: インソース営業本部長:井東昌樹

ホウレンソウは、誰にとってより大切か

「ホウレンソウ」という言葉は、社会人であれば誰でも知っている、ごくごく当たり前の言葉です。同時に、誰もがその大切さを認識しています。(理解している訳ではない!ことに注意)

新人は入社直後の新人研修で、ホウレンソウは大切であるということを学びます。
しかしながら新人は、ホウレンソウが大切であるということを学んだだけで、具体的にどのようにホウレンソウをしたらよいのかいうことまで学ぶことはほとんどないように思われます。

それよりも、仕事に慣れ親しんできた若手などに、ホウレンソウの大切さや具体的なホウレンソウの仕方を改めて学ばせる機会を設けるべきではないかと個人的には考えています。

なぜならば、私が管理職、リーダーという立場で10年以上働いてきて、こちらから何も言わないのに、きちんとしたホウレンソウができた部下が非常に少なかったからです。

まして管理職に対して、今更ホウレンソウとは、誰も言わないのではないでしょうか。
しかしながら私は、ホウレンソウが最も大切な役職は、管理職(特に、係長、課長クラス)ではないかと思っています。

管理職にとってのホウレンソウ

管理職にとってのホウレンソウは2つの側面があります。
一つは、管理職は部下からホウレンソウを受ける立場、部下にホウレンソウを求める立場であることであり、もう一つは、管理職は上司(例えば、課長、部長、役員など)にホウレンソウする立場であることです。

部下のホウレンソウがまずくて大きな失敗、事故につながった場合は、上司として責任を取らねばならず、上司に対する自分自身のホウレンソウがまずければ、その後の出世も途絶えてしまう可能性もありうるという、非常に難しく、微妙な立場であります。

それでは、管理職にとってのホウレンソウを、先の二つの側面から考えてみたいと思います。

上司の立場からのホウレンソウ

上司として、部下にどんなホウレンソウをして欲しいのかという観点で考えてみます。
上司は部下に、ホウレンソウのポイントを整理して伝えると同時に、部下がこんなホウレンソウをすれば、上司は納得、満足するということを教える義務があると思います。

・悪い情報ほどまっさきにホウレンソウして欲しい
⇒リスクマネジメント上、極めて重要。初動の遅れ、誤りにつながると一大事になる可能性あり。

・部下は自分で抱えすぎないで、早めにホウレンソウして欲しい
 ⇒部下は責任感の強さからか、自分一人で何とかしようとする傾向あり。
期限間際に重大な誤りが発生したり、期限に間に合わなかったりしたら、大変なことになる可能性あり。
部下に途中経過を報告させたり、場合によっては、業務ごと引き取ってあげることも必要。
 
・上司である自分が関わったお客さま、案件については、自分が「どうした?」、「どうなった?」と言われる前にホウレンソウして欲しい
⇒上司は自分自身が関わっているお客さま、案件は特に気にかけるものですが、部下はそれを十分に理解していない場合あり。上司は自分の期待以上のホウレンソウがあると、それだけで部下を評価します(よね。)

・お客さまから得た情報、資料はモレなくホンレンソウ(提出)して欲しい
⇒お客さまの情報を断片的にしかホウレンソウしなかったり、重要な資料を提出しない部下は案外多い。上司の判断材料をきちんと出してもらわないと、重大な判断を誤る場合あり。

・ホウレンソウは、要点をつかんで簡潔明瞭に行って欲しい
⇒「要点をつかんで簡潔明瞭」とはいえど、これがなかなか難しい。
上司は部下に、「5W1H」で考え、報告させるクセをつけさせていくのが最も近道です。

・いい話、嬉しい話は、嬉しそうに報告して欲しい
⇒ホウレンソウというと、悪い情報のことを想像しがちですが、上司は部下のいい話、嬉しい話を聞きたいものです(よね。)

・「どうしましょうか?」ではなく、「自分はこう思うのですが、どうでしょうか?」という風にホウレンソウして欲しい
⇒部下には主体的に物事を考え、自分の意見、考えを持たせるクセをつけさせたいものです。
  
などなど。

以上から一つ言えることは、ホウレンソウの要諦は、部下が上司に、「自分を見える化」することです。
上司は部下に、会社において「自分を見える化」することがいかに大切であるかをしっかり教えて頂きたいものです。


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