2010年4月15日

インソース新入社員・小幡が「ビジネス文書研修」をリポート!

執筆者: WEBインソース編集部

こんにちは。インソースの小幡でございます。私はこの4月に新入社員としてインソースに入社し、先日「ビジネス文書研修」を受講しました。今回は、そこで、受講した感想、学んだことなどを紹介させていただきたいと思います。

 

社会人は時間がないっ!

まず、今回ビジネス文書研修を受けて一番に感じたことは、「社会人は時間がないっ!」ということです。文書の読み手も書き手もお互い社会人。多忙な社会人がいかに短くまとめて書けるか、いかに重要なポイントを読んでもらうかということが求められます。学生時代は、自分の感じたこと、考えたことをたくさん書くことが評価に繋がっているような気がしていましたが、ビジネス文書では、そうはいきません。

研修の中では、

一番伝えるべきことを見つけ、最初に書く。
伝えたいことの柱は3つにする。
200字で要約する。(一文は40字から50字でまとめる。)

の3点のことを学びました。この3点は今後、文書を書く際、常に意識していきたいと思います。

 

読み手の立場を考える

また、研修中に取り組むワークでは、文書要約、封筒の宛名作成、社内Eメールの作成を行いました。

 

文書要約ワークでは、ライバル会社のプレスリリースを上司に要約して提出するペーパーを作成します。私はこれまで文書要約は得意な方だと思っていたので、はりきってワークに望みましたが、実際にはなかなかうまくいきませんでした。

 

例えば、私は、ライバル会社が今後どのような動きをするのかという事実だけをまとめて仕上げました。しかし、解答例では、事実だけでなく「ライバル会社がどのような動機で行動するのか」ということにも言及していました。確かに自分が会社の立場ならばライバル会社の動機って重要ですよね。読み手の立場で作成しなければならない事を考えさせられました。

 

他にも、これまで私は「一文が長い」=「文章をかっこよく見せられる」と考えて文書を作成していました。そのため、一文を短くすることには大変苦労し、結局一文を50字超えたままワークを終えてしまいました。どこで文章を切ればスッキリ見せることができるか分からなかったのです。講師が新聞を例にとって挙げたお話では、新聞の一文はたいてい40字以上50字以内に収まっているということでした。どこを切ればいいのかということはこれから新聞を参考にしていこうと思います。

 

ビジネス文書作成を通じてビジネスの基礎を学ぶ

今回は1日間の内容でしたが、この研修を通じて、学生時代の文書の書き方とビジネス文書の作成は大きく異なることを学ぶことができました。また、研修テキストには依頼状やお祝い状の例などがたくさん掲載されていて、研修後も様々な文書作成の場面で活用できるので、大切に保管して参考にしていきたいです。

 

弊社のビジネス文書研修は、個人ワーク有り、グループワーク有りで楽しく学べる研修です。また、「読み手に伝える文章を書く」という目標で研修を進めていきます。この目標は「相手の立場に立って作成する」ということであり、ビジネス文書だけでなく、ビジネス全体にもあてはまります。文書を学びつつ、ビジネスの基礎もしっかりと学べるビジネス文書研修。大変オススメです!

 

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