2011年1月 3日

宴会幹事役を仰せつかったら・・・「好きにやってくれ」はウソだった?!

執筆者: WEBインソース編集部

忘年会は終わりましたが、引き続き新年会が続きます。皆様は、宴席にどのような姿勢で臨んでいらっしゃいますか。

 

“飲み会は息抜きのようなものだから、楽しめれば良い”?

 

そんなことはありません。数え切れないほどの宴席を経験してきたインソース取締役・大島によれば、「社内・社外の接待は業務の一環」。「上司は、部下が幹事としていかに宴席を仕切ってみせるかも、職務能力として見ている」とのことです。そこで、今回は幸か不幸か、幹事に任命されてしまった場合のための虎の巻をお送りします。

 

■Question<失敗した!>

上司に忘年会の幹事を頼まれました。「君に一任したから、好きにやってくれ」と言われたので、会場は女性受けがいいイタリアンレストランを選びました。当日は狙い通り、女性社員には喜んでもらえましたが、上司はワインより日本酒が飲みたかった、パスタより刺身が食べたかったと終始不機嫌でした。

忙しいなか幹事役をこなしたのに、忘年会以降、上司の中での私の評価も下がってしまったような気さえします。「好きにしてくれ」との上司の言葉はウソだったのでしょうか?(言葉のウラが読めない若手社員)

 

■Answer

Point.1 :「一番偉い人」をチェックせよ!

社外・社内にかかわらず、ビジネスの場面で忘年会・新年会といった宴席を設ける場合、第一に配慮すべきは参加者のなかで「一番偉い人」です。つまり、社内接待の場合は該当部署の長の意向、社外の場合は「接待する側の責任者」と「招待される側の責任者」の双方の意向を汲んだ計画を立てる必要があります。同僚を喜ばせたい気持ちはわかりますが、ビジネスシーンでの優先順位をなおざりにしてはいけません。

 

Point.2 :言葉のウラを読め!

ここで難しいのは、上司に意向を尋ねたところ「任せたから、適当にやってくれ」と言われてしまった場合です。
本当にざっくばらんな方なら、実際に幹事の判断で進めてしまって構いません。しかし中には、口では「自由にやってくれ」と言っていても、実は気難しく配慮が必要な方もいらっしゃいます。とはいえ、幹事役が入社/異動後間もない場合、当日参加する「一番偉い人」の人柄や好みまでは詳しくわかりませんよね。こんな時はためらわず、過去の幹事経験者や、その「一番偉い人」をよくご存知の先輩から情報収集しましょう。

 

Point.3 :「一番偉い」招待客の部下に訊く

社外の職位の高い方との宴席を計画する場合も、ご本人の好みを調べるのは困難です。しかし、この場合も質問可能な相手がいます。誰だかわかりますか?社外との宴席は、接待側と招待を受ける側の双方で、参加人数と参加者の階層を揃えるのが通例です。ということは、先方にも、幹事であるあなたと同じ階層の社員・職員がいるはずです。その方に連絡を取って、先方の責任者の好みやお人柄を尋ねてしまいましょう。

 

これで、参加者のなかで「一番偉い人」の好みや意向を把握できました。

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続いて、日時と予算との兼ね合いで会場を探します。

 

Point.4 :「前回の真似」こそ最高のリスクヘッジ!

社内・社外を問わず、特別な事情がない限り、宴会幹事は「前回の真似をする」のが無難です。きちんとした会社であれば、宴会についてであっても前回までの資料が残っているはずですから、慣例を踏襲しましょう。
会場も、あえて新しいところを探す必要はありません。お付き合いの長い会場であれば、色々とお任せしてしまうことができますし、多少の無理をきいていただけることもあるからです。

 

ただし、上司やお客様が「いつもの所はもう飽きたから、今回は新しい店で」と希望されている場合は、Point.2以下に挙げる事項に注意して、ご希望に沿うようにしましょう。

 

Point.5 :「酔った勢いでつい…」「思わぬ相手と鉢合わせ」を回避せよ!

お酒を飲んで、しらふなら言わない暴露話や打ち明け話をしてしまった記憶はありませんか?人間、お酒が入ると気持ちが大きくなったり、口が軽くなったりして、言うべきでないことを口走ってしまいがち。でも、いつどこにライバル会社関係者がいるかわかりませんよね?そうでなくとも、他のお客様と同じ会場では情報が筒抜けになってしまいます。また、もし社員が宴席で失態を犯したら、他のお客様の目に映ってしまいます。こういったリスクを回避するために「隣の声が筒抜けにならない」個室を押さえるのが得策です。

 

また、ライバル社と予約がバッティングしてしまうのも避けたいところです。これは考えたところで分かりませんから、会場に訊いてしまいましょう。自社の業種を告げ、「可能でしたら教えていただきたいのですが、同日に同業他社様が宴席を設けられる可能性はありますでしょうか。場合によっては、別日程でお願いしようと思いますので」といった旨を問い合わせれば、大抵の場合教えていただけるでしょう。

 

Point.6 :無駄な注目を集めるな!

あなたの知っている有名企業の社員が宴会をしていたら、何をしているのか・話しているのか気になりませんか?会場によっては、入り口に「■■社ご一行様」などと歓迎や案内のプレートを出してくださいます。オフィシャルなパーティや製品発表なら宣伝・案内に役立ちますが、内輪の宴会には必要ありません。場合によっては、いらぬ注目や好奇の目をよんでしまいます。もし名前を出していただくなら「さつき会」など、別名前にしてもらうようにしましょう。

 

 

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