2011年2月15日

忙しいときに仕事を管理する方法

執筆者: 企画開発部次長 山本健太

業務量に波があったり、突発的にやることが発生したりすることはあります。そのような状況では、仕事と書類がたまるごとにストレスが強くなり、目の前のことに集中できなくなってしまいがちです。そして、仕事量とストレスの度合いが悪循環で増していき、半ばパニックに陥ってしまいます。こうならないように、どのように仕事を管理したらよいでしょうか。

 

逆説的ですが、管理することをやめる・減らすようにします。
具体的には、記憶で管理することを一切やめてしまいます。

「もやっとシート」ダウンロード

 

1.もやっとしたことを全て書き出して、頭をすっきりさせる

「何時までに報告書を提出する」という業務に関わることはもちろん、「忘年会の出席連絡をする」「週末にクリーニングとりにいく」といった業務とは直接関係のないことも全て書き出します。初めて書き出してみると、1枚ではおさまらないと思います。まずは、できるだけたくさん書き出します。「これ以上はないな」と感じるまで書き出すことを目標にします。忙しいときの最大の敵は、「あ、そういえばあれもやらなければ」と頭の中に邪魔が入ることです。記憶で管理することをやめるのです。「もやっとシート」に書いたから大丈夫という安心感を得ましょう。

 

2.作業中の相談ごとや仕事の依頼を「もやっとシート」に書き出す

作業中に相談されたり、別の仕事を依頼されたりすることがあります。「今忙しいからあとにしてください」と断るのも手ですが、相手の気分を害することもあります。まず、相手の要望を受け止めて「もやっとシート」に書き出しましょう。ポイントは、相手から聞いたことをきちんとメモしていることを見せることです。断る必要があるのであれば、その後にします。そのときは、締め切りを書き忘れないように注意します。

 

3.メンバーの「もやっと」を知る

「もやっとシート」は自分のためだけではなく、メンバーにも書いてもらい、書き出した内容を共有しましょう。複数のメンバーが同じことで悩んでいた場合、1つを解決するだけで済みます。後になって「もっと早く相談してくれればよかったのに」と感じる経験は、部下を持つ方であれば一度はあると思います。メンバーの「もやっと」を日常から知るようにしましょう。なお、他人と「もやっと」を共有するのであれば、「プライベート用もやっと」は別にしておきましょう。

 

4.「もやっと」を後から、客観的に見返す

落ち着いた時間ができたら、書き出した「もやっと」を後から見返してみましょう。自分はこれだけ仕事した、という達成感と満足感を噛みしめます。また、落ち着いた状況でみると、書き出したことの難易度を客観的に評価できるようになります。

 

実は、ToDoリストと同じことなのですが、仕事以外のことも、ただ頭によぎったことも、事の大小関わらず全て「もやっと」として扱うことがポイントです。

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