■Ｅメールの基礎をおさえてトラブルを防ぐ
Ｅメールの普及に伴い、これまでは電話で伝えていた用件を、メールで送ると
いう機会が増えてきました。Ｅメールに慣れている方々にとっては、さらりと
送りやすいものであり、相手がすぐ側にいて、声を掛ければ良い距離でも、つ
いメールで送ってしまう、ということも聞きます。
一方で、皆様もご存知の通り、Ｅメールはトラブルになりやすいため、利用時
には注意が必要です。
＜よくあるトラブルの例＞
・伝えたいことが伝わっていない
・捉え違えでやりとりが炎上
・お詫びをメールで送る
・送ったが、相手は読み飛ばしていた
・お願いするのに簡潔すぎる ・・・等、数を挙げればきりがありません。
◇Ｅメールでのトラブルを防ぐためには、まずは基本的なＥメールの書き方・
マナーを押さえることが大事です。
http://www.insource.co.jp/bunsho/bu_mail.html
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■気持ちを伝えるＥメールでは「心情理解」が大事
基本的にビジネスＥメールでは、「簡潔に書く」ということが大事といわれて
いるのですが、すべてにおいて簡潔に書けば良いというものではありません。
業務上のＥメールには２種類あります。一つ目は、連絡用のメール。二つ目は
お願い・お詫び・感謝など、気持ちを伝えるメール。後者は特に、直接顔を合
わせず、文面だけでコミュニケーションをとることになるため、機械的・事務
的な文章にならないよう、一層の配慮が必要です。
たとえば、「お詫び」のＥメールであれば、「心情理解」の部分を省かず、意
識的に書くようにします。「ご不便をおかけしまして、誠に申し訳ございませ
ん」の「ご不便をおかけしまして」というような部分が「心情理解」に当たり
ます。
◇「心情理解」が特に大事なのは、Ｅメールでのクレーム対応です。
http://www.insource.co.jp/claim/cl_claim17.html
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